Vacature Coördinator Posten (Evenementen)

Ben jij organisatorisch sterk, communicatief vaardig en wil jij een sleutelrol vervullen in de veiligheid bij evenementen in en rondom Rosmalen? EHBO Vereniging Rosmalen is op zoek naar een enthousiaste Coördinator Posten (Evenementen).

Wat ga je doen?

Als Coördinator Posten (Evenementen) zorg je ervoor dat de inzet van onze eerstehulpverleners bij lokale evenementen, zoals Halloween in het dorp en de carnavalsoptocht of bij sporttoernooien zoals het Bossche Bollen toernooi en voetbaltoernooien, van A tot Z vlekkeloos verlopen.

Jouw takenpakket bestaat uit:

• Promotie & Acquisitie: Het actief onder de aandacht brengen van onze EHBO-postmogelijkheden bij stichtingen, verenigingen en overige organisaties.
• Offertes opstellen: Het opstellen en versturen van offertes inclusief de algemene voorwaarden en aanvullende documentatie. Je stuurt deze in CC naar de penningmeester.
• Werving hulpverleners: Uitvragen bij onze postende leden wie beschikbaar is, met duidelijke vermelding van datum, tijd, locatie en het aantal benodigde EHBO'ers.
• Opdracht bevestigen: Bij voldoende aanmeldingen de vragende organisatie informeren en de opdracht definitief bevestigen.
• Administratie in Excel: Bijhouden welke leden gaan posten (hele/halve dagen) ten behoeve van de verrekening van hun contributie.
• Afstemming Materiaalbeheerder: Doorgeven welke en hoeveel materialen nodig zijn voor het evenement, en vermelden welke hulpverleners hun eigen uitrusting meenemen.
• Evaluatie & Feedback: Na afloop van het evenement bij de hulpverleners navragen hoe het is gegaan (voors en tegens) en welk materiaal er is verbruikt.
• Materialen opvolging: De materiaalbeheerder op de hoogte stellen van het verbruikte materiaal ten behoeve van de voorraad.
• Financiële afhandeling: De penningmeester een akkoord doorgeven zodra de offerte definitief is, zodat deze de factuur kan versturen.
• Reiskosten doorgeven: Eventueel gemaakte (reis)kosten van hulpverleners doorgeven aan de penningmeester voor uitbetaling.

Wie zoeken wij?

• Je bent organisatorisch en administratief sterk en kunt goed overweg met Excel en e-mail.

• Je communicatieve vaardigheden zijn uitstekend (zowel mondeling als schriftelijk).
• Je bent een échte regelaar die soepel schakelt tussen aanvragers, verenigingsleden en bestuursleden.
• Je draagt EHBO Vereniging Rosmalen een warm hart toe en vindt het leuk om bij te dragen aan een veilig evenementenaanbod in Rosmalen.

Wat bieden wij jou?

• Een uitdagende en zeer gewaardeerde rol binnen een gezellige en betrokken vereniging.
• Veel vrijheid om je werkzaamheden zelfstandig en op je eigen momenten in te delen.
• Een uniek inkijkje achter de schermen van diverse evenementen in de regio.
• Nauwe en prettige samenwerking met de materiaalbeheerder, penningmeester en de rest van het bestuur.

Uren per evenement:

Totaal per evenement (op basis van maximaal 4 hulpverleners) zal dit ongeveer 4 uren zijn. Veelal mail en appverkeer. Offertes staan in standaard template.

Interesse of vragen?

Lijkt het je leuk om deze rol op je te nemen of wil je eerst meer informatie?

Neem dan contact met ons op via secretaris@ehborosmalen.nl